ТОЙ СТОРОНЕ №17, «О системах управления проектами» с Евгенией Зарукиной

В этом выпуске нам удалось заполучить на эфир Евгению Зарукину, бар-менеджера того самого бара El Copitas чтобы поговорить вот о чём: о системах управления проектами. И о том, как внедрять их в барные команды, учитывая специфику этих самых команд — они барные.

Конечно же, обсудили и популярные приложения: Trello, Basecamp, Asana, Megaplan.

Сохраненный эфир можно посмотреть в инстаграме бара «Полторы Комнаты», а аудио-версию — послушать в подкастах.

А вот (очень подробный) конспект Евгении, подготовленный для выпуска:

Project, т.е. как временное предприятие, направленное на достижение определенной цели.

Отсюда мы попытаемся сформулировать (формализовать) понятие “управление проектами” – это любые воздействия, помогающие оптимально (чуть не сказал «наиболее оптимально») достичь цели.

Все проекты разные. Не существует идеальной системы управления проектами, подходящей для каждого из видов проектов. Также не существует системы, которая бы подходила каждому руководителю и была удобна для всех членов команды.

На самом деле каждый из нас является проджект менеджером своих собственных проектиков)

Классический проектный менеджмент «водопадный» (Waterfall) или каскадном цикле, при котором задача передаётся последовательно по этапам, напоминающим поток.(определить на первом этапе проекта что вам нужно) нетолерантность к изменениям . Это для строительных и инженерных компаний.

Agile

Able to move quickly and easily. Able to think and understand quickly.

  1. Фокусируют команду на нуждах и целях клиентов.
  2. Упрощают оргструктуру и процессы.
  3. Предлагают работу короткими циклами.
  4. Активно используют обратную связь.
  5. Предполагают повышение полномочий сотрудников.
  6. Имеют в своей основе гуманистический подход.
  7. Не являются конечным состоянием, а, скорее, образом мышления и жизни.

Agile – не метод управления проектами. Это скорее набор идей и принципов того, как нужно реализовывать проекты. Согласно данному подходу, проект разбивается не на последовательные фазы, а на маленькие подпроекты, которые затем «собираются» в готовый продукт. С

Уже на основе этих принципов и лучших практик были разработаны отдельные гибкие методы или, как их иногда называют, фреймворки (frameworks): Scrum, Kanban, Crystal, и многие другие. Эти методы могут достаточно сильно отличаться друг от друга, но они следуют одним и тем же принципам.

Один из принципов Agile: «Реакция на изменения важнее следования плану».

Agile – не является ни методологией, ни стандартом. Agile — это набор принципов и ценностей. Слабая сторона состоит в том, что каждой команде придётся самостоятельно составлять свою систему управления, руководствуясь принципами Agile. Это непростой и длительный процесс, который потребует изменений всей организации, начиная процедурами и заканчивая базовыми ценностями. Это тернистый путь и не всем организациям он под силу.

К счастью, существуют готовые наборы практик, которые облегчают Agile-трансформацию организации. К таким наборам относятся фреймворк Scrum, метод Kanban и многие другие – Crystal, LeSS, SAFe, Nexus.

Scrum

Следуя заветам Agile, Scrum разбивает проект на части, которые сразу могут быть использованы Заказчиком для получения ценности, Scrum Мастер призван помочь участникам проекта лучше понять и принять ценности, принципы и нормы практики очень требователен к команде проекта. Она должна быть небольшой (5-9 человек) и кроссфункциональной – то есть члены команды должны обладать более чем одной компетенцией, необходимой для реализации проекта

Kanban

Его создал инженер компании тойота слово японское и было оно камбан и значило рекламный щит ошибка в транскрипции

Kanban — очень похож на схему промышленного производства. На входе в этот процесс попадает кусочек металла, а на выходе получается готовая деталь.

Создатель Kanban вдохновлялся супермаркетами, а именно их принципом – «держи на полках только то, что нужно клиенту». А потому в Kanban разрешается оставить неоконченную задачу на одном из этапов, если её приоритет изменился и есть другие срочные задачи.

Карточки сделать в работе готово

У каждого проекта есть план процесса работ. Сначала мы его анализируем и разделяем доску на столбцы, которые отражают этапы. Например, для процесса создания IT-проекта этапы могут быть такими: Последовательность важна

Задачи двигаются по потоку

C помощью kanban-доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.

Команда в Kanban ― единый механизм. Если кто-то не справляется, то страдает общее дело. Работу планируют на доске, поэтому каждый может увидеть свой вклад и ценность для проекта.

Самый очевидный путь реализации проекта – разбить его на фазы или отдельные задачи. Как кулинарный рецепт – покупаете ингредиенты, правильно их смешиваете, готовите и подаёте. Простейший инструмент проектного управления представляет собой чек-лист действий, которые необходимо совершить для достижения цели. Просто и эффективно.

Главное понять, что самое важное для Вашего проекта – дедлайны, ресурсы, соблюдение процесса, или сразу несколько факторов – а затем выбрать метод управления проектом, ориентированный на достижение этого показателя.

Asana

(маркетинговые и креативные компании: крутой дизайн не применим для больших компаний только английский)

Все варианты визуализации задач: список, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Каждый выбирает удобный вариант для себя. Три уровня коммуникаций: в задаче, в проекте и внутри команды. Инструмент Progress позволяет отслеживать состояние каждого проекта. Интеграция с почтой. Можно проверять email-ящик из системы управления проектами. Можно отправлять письма из почты, и они автоматически конвертируются в задачи. В дорогих тарифах очень крутая бизнес-отчетность, удобная и дающая полную картину.

Trello

(самый любимый самый распространённый и главное на русском Kansan интструмент )

Акцент на текущей работе а не на датах и приоритетах Не эффективен для долгосрочных проектов

Большое количество ярких фонов и обложек для каждой карточки, радуют глаз. Интуитивно понятный интерфейс и при этом многофункциональность: можно использовать как форум, ежедневник, таск-менеджер, органайзер. Можно давать ссылку на каждую карточку задачи, а также ее email-адрес, чтобы писать комментарии прямо из почты, не заходя в систему. Более 30 расширений, дополнений и интеграций: с почтой Gmail, Dropbox, Google Диск, чатами Slack, картами, календарем, MailChimp, Evernote, Twitter.

Basecamp

(все знают, в каком состоянии проект и кто что делает по срокам)

Много пространств отчеты можно давать ссылки третьим лицам не участвующим в проектах

Минус за ним нужно следить чистить не потеряться.

Нестандартный планировщик с отдельными группами для коммуникаций и файлов: «Message Board», «Docs & Files», «To-dos». Обеспечивает удобный процесс движения задач в небольших командах и веб-студиях. Легко подключать к проектам заказчиков для обсуждения и согласования результатов работы. Персональные уведомления для коллег – «Pings», чтобы они точно не пропустили важный месседж. Автоматические опросы команды, такие как «Что ты успел сделать сегодня?». Расписание отдыха. Можно установить дни и часы, когда уведомления не будут приходить.

Мегаплан

(база гостей) и про продажи

Система заточена под CRM, акцент сделан на управлении клиентской базой и продажами. Есть интеграция с 1C, с Фейсбук, с почтой и с телефонией, есть запись звонков. Удобно выставлять счета и проводить документы, выстраивать воронки продаж и обрабатывать заказы. Высокая степень иерархии и вложенности задач: есть подзадачи, вехи, дела и подпроекты. На основе задачи или подзадачи можно автоматически создать письмо и отправить его на email из системы.