Несколько советов о том, как документы в облаке могут упростить вам жизнь и облегчить работу.
В работе бармена есть два момента, веселый и скучный. Веселый это непосредственно сама работа, барная стойка, бутылочки-скляночки, ложечки да шейкеры, это то, ради чего мы собственно и трудимся в баре, творчество, общение. Скучный момент – это бумажки. Куча бумажек. Кассовые отчеты, накладные, расходные и приходные, графики, инвентаризация.
Большинство барменов очень хорошо справляются с первым, и всячески избегают второго, и, постепенно все что касается бумажек, отчетов и вообще документооброта в баре превращается в ад. Многие бармены не вполне справедливо считают что их работа общаться с гостями, делать коктейли, “творить”, создавать атмосферу в баре… а с бумажками должен разбираться бухгалтер или администратор.
Как исправить эту ситуацию? Постараться сделать так, чтобы хотя бы какая-то часть бумажной волокиты перестала быть таковой. Есть много способов орагнизации собственного маленького удобного “документооборота” между коллегами барменами и начальством, сегодня мы рассмотрим самый простой и доступный практически всем у кого есть доступ в интернет, элеткронная почта и смартфон.
Документы Google это привычные нам набор инструментов из документов, таблиц и презентаций, которые работают по облачному принципу: документы открываются через браузер или приложение и хранятся на серверах гугла. Можно много рассуждать о полезных функциях гугл документов (годные обзоры функций и фишек: раз и два), о существующих альтернативах и тд, но, нам это не важно, для работы важны две функции гугл документов, это совместный доступ к документам и возможность сохранения и скачивания документов в формате Microsoft Office.
Совместный доступ
Документы гугл позволяют создавать документы (подразумеваются любые документы, таблицы или презентации) и предосталвлять доступ к документам другим пользователям. Уровень доступа регулируется, можно предоставить доступ только к просмотру документа либо к просмотру, комментированию или редактированию.
Эта функция одна из самых полезных. С ее помощью становится проще выполнение регулярно повторяющихся задач, таких как графики смен, заказы продуктов или расходных материалов, инвентаризации (с алкоголем сложнее, но и тут есть решения), отчеты. В общем любые задачи которые требуют совместного участия нескольких людей.
Однажды создав несколько таблиц в гугл таблицах и предоставив к ним доступ своим коллегам можно забыть о постоянных фотографиях графика в чатах, периодических инвентаризациях, например, посуды, согласовании заказов продуктов и алкоголя и многом другом.
Еще один немаловажный плюс такого метода организации – контроль. Человеку, создающему документ всегда будет доступна история изменений, даже если кто-то случайно все удалит, все можно будет вернуть откатившись на несколько шагов назад в истории изменений. С другой стороны начальство может видеть и контролировать работу удаленно, а многим начальникам удобнее быстро проверить и утвердить график просмотрев его на телефоне, чем ждать финальный чистовой “бумажный” вариант (а распечатать потом финальный график можно и удаленно, просто бросив его на принтер в офисе). Это же относится и к бланкам заказов и инвинтаризации.
Экспорт документов
Любой документ из облака можно сохранить на компьютер в удобном “офисном” формате. Это удобно для тех случаев когда необходимо переслать документ по почте или людям, которые не в ладах со всеми этими “новыми технологиями”. Так же полезно периодически делать бэкапы важных документов к себе на компьютер, на случай когда документ может понадобится, а доступа к интернету не будет. Это маловероятно, но возможно.
Необходимость в интернет полключении это, вероятно, единственный минус гугл документов.
Скорее всего, опытные бартендеры и вообще люди работающие в ресторанной сфере давно знакомы с гугл документами или их аналогами. Можно, например создавать папки с общим доступом на сервисе dropbox, или ему подобных, в любом случае – лишнее напоминание не помещает, а для новичков это хороший способ сэкономить время и нервы.